Beheersing en audit
Wie wat mag wijzigen, en wat er wanneer gebeurde
Een spreadsheet heeft één rechtenniveau en geen geheugen. Dit is het deel van fondsadministratie dat een bestand op een gedeelde schijf je helemaal niet kan geven: afgedwongen rollen, maanden die niet langer te bewerken zijn, en een spoor van wat er gebeurde.
Geen creditcard nodig. Er wordt niets in rekening gebracht voordat je eerste 30 dagen voorbij zijn.
Vier rollen, afgedwongen onder de interface
Beheerder, bewerker, lezer en controleur. Wat elk mag wordt door databasebeleid afgedwongen en niet door welke knoppen de interface toont, dus het verbergen van een knop is nooit het enige dat tussen een lezer en een wijziging staat.
- Iedereen met toegang leest; bewerkers doen de boekingen
- Fondsconfiguratie en onomkeerbare acties zijn alleen voor beheerders
- Controleur is met opzet alleen-lezen, voor wie verifieert in plaats van voorbereidt
Vastzetten, en wat ongedaan maken kost
Een vastgezette maand is onveranderlijk op databaseniveau. Corrigeren gaat via een beheerder die hem heropent met een schriftelijke reden, of via de lopende maand, zoals een fondsadministrateur toch al zou werken.
- Schrijfacties op een vastgezette periode worden door de database geweigerd, niet door een scherm
- Heropenen kan alleen een beheerder en vereist een reden, die wordt bewaard
- Er staat altijd precies één maand per fonds open, dus het is nooit onduidelijk waar je werkt
- Vastzetten forceren voorbij een afgekeurde controle kan alleen een beheerder, en is met opzet omslachtig
Twee mensen, als het uitmaakt
Zet NAV-bevestiging aan en degene die de maand voorbereidt dient hem in in plaats van hem vast te zetten. Iemand anders bevestigt. Voor een fonds met een externe controleur of een tweede beheerder is dit de maatregel die de maandelijkse goedkeuring echt maakt.
- Een instelling per fonds, geen duurder abonnement
- De voorbereider kan niet de bevestiger zijn
- De periode blijft in review tot de tweede persoon handelt
Het spoor
Op elke bedrijfstabel in beide schema's zit een audittrigger, die wegschrijft naar een logboek dat geen applicatiegebruiker kan lezen of wijzigen. Daarnaast is de wijzigingshistorie per deelnemer in de app zichtbaar, doorzoekbaar en met paginering.
- Gebeurtenissen rond een periode (openen, indienen, vastzetten, heropenen) worden vastgelegd als ze plaatsvinden
- Deelnemershistorie is zichtbaar in de app, met zoeken en filters
- Elke verzonden rapportage is een verzendregel met eigen status en opnieuw-proberen
Waar dit echt over gaat
Een spreadsheet heeft één rechtenniveau en geen geheugen. Wie hem kan openen kan elk getal in elke maand wijzigen, ook in maanden die al zijn gerapporteerd, en nergens wordt vastgelegd dat het is gebeurd. Voor een fonds dat geld van anderen administreert is dat het gat tussen wat de beschrijving van de interne beheersing zegt en wat er werkelijk waar is.
De maatregelen zitten hier onder de interface en niet erin. Vier rollen worden door databasebeleid afgedwongen, dus een knop verbergen is nooit het enige dat tussen een lezer en een schrijfactie staat. Een afgesloten periode is op databaseniveau onwijzigbaar, en er staat per fonds altijd precies één maand open, dus er is geen twijfel over waar je werkt. Op elke bedrijfstabel hangt een audittrigger. Zet NAV-bevestiging aan en degene die de maand voorbereidt kan niet degene zijn die hem aftekent.
Vragen hierover
Worden de rollen afgedwongen of alleen in de interface weerspiegeld?
Afgedwongen, door row-level securitybeleid in de database. Beheerder, editor, lezer en beoordelaar: iedereen met toegang leest, editors boeken, fondsinrichting en onomkeerbare acties zijn alleen voor beheerders, en beoordelaar is met opzet alleen-lezen voor wie controleert in plaats van voorbereidt. Een verzoek dat het beleid verbiedt faalt bij de database, ongeacht van welk scherm het kwam.
Kan een afgesloten maand ooit nog worden gewijzigd?
Alleen door een beheerder die hem heropent, wat een schriftelijke reden vereist die bij de gebeurtenis wordt opgeslagen. Tot dat gebeurt weigert de database schrijfacties op die periode zonder meer. Een afsluiting forceren langs een falende controle kan ook alleen een beheerder, en is bewust onhandig gemaakt, want het hoort een besluit te zijn dat iemand neemt en geen knop die iemand aanklikt.
De rest van het product
Elk onderdeel van FundFlow werkt op dezelfde maandcyclus. Dit zijn de aangrenzende delen.
De beheersmaatregelen staan standaard aan
Row-level security, afsluiten en het auditspoor zijn geen duurder pakket. Start een proefperiode en ze staan er al, dus het enige dat overblijft is proberen eromheen te komen.
In je eerste sessie
- Maak het fonds aan en nodig een tweede persoon uit met de rol beoordelaar.
- Zet NAV-bevestiging aan, zodat de maand door de één moet worden ingediend en door de ander bevestigd.
- Sluit een maand af, zet hem op slot en probeer hem daarna te wijzigen: de database weigert, niet het scherm.
Geen creditcard nodig. Er wordt niets in rekening gebracht voordat je eerste 30 dagen voorbij zijn.