Oplossingen
Bedrijfsfonds
Beleggingskapitaal van een onderneming, vaak vanuit de treasury of een beleggingstak.
Geen creditcard nodig. Er wordt niets in rekening gebracht voordat je eerste 30 dagen voorbij zijn.
Wat dit soort fonds is
Bedrijfsgeld dat wordt belegd voor rendement en niet voor de operatie: een treasuryportefeuille, een beleggingsdochter, of kapitaal dat voor een specifiek doel is afgezonderd. De administratie moet een controle doorstaan en aansluiten op de eigen boeken.
Wat de administratie in de praktijk inhoudt
Beleggingsvermogen van een onderneming heeft een lezer die privévermogen niet heeft: de accountant. Waarmee je een treasuryportefeuille of een beleggingsdochter ook administreert, het moet cijfers opleveren die afstemmen op de eigen boeken, die stil blijven staan zodra een periode is gerapporteerd, en die in maart nog kunnen laten zien waar een waardering van afgelopen augustus vandaan kwam.
Dat is de vorm van de beheersmaatregelen in FundFlow, niet iets wat er later bij is gekomen. Elk berekend getal houdt zijn invoer en zijn formule vast. Een afgesloten maand is op databaseniveau onwijzigbaar, en heropenen mag alleen een beheerder, met een schriftelijke reden die bij de gebeurtenis wordt opgeslagen. Vier controles lopen bij elke berekening, en een controle die faalt blokkeert het afsluiten in plaats van te waarschuwen.
Waarom het lastig is
Een gerapporteerde periode die verandert
In een gedeeld bestand houdt niets een wijziging tegen in een maand die al door de controle is. De verandering is stil, en de versie die is gerapporteerd bestaat nergens meer.
Functiescheiding die alleen op papier bestaat
Eén bestand heeft één rechtenniveau. Wie de cijfers maakt kan ze ook goedkeuren, precies de maatregel die het interne beheersingskader veronderstelt.
Afstemmen als sluitpost
Standen vergelijken met de waardering is meestal een stap die iemand moet onthouden. Wordt hij overgeslagen, dan sluit de maand alsnog en weet niemand het tot het jaareinde.
Hoe FundFlow past
Cijfers die je accountant kan volgen
Elk berekend getal bewaart zijn invoer en zijn formule, vastgezette maanden zijn niet te wijzigen, en heropenen laat een schriftelijke reden op het spoor achter.
Reconciliatie als sluis, niet als gewoonte
Vier controles draaien bij elke berekening en leggen bank- en brokersaldi naast de NAV en de som van de belangen naast het fondsvermogen. Een afgekeurde controle blokkeert het vastzetten.
Rollen die bij je interne beheersing passen
Beheerder, bewerker, lezer en controleur, afgedwongen in de database. Zet NAV-bevestiging aan en degene die de maand voorbereidt kan hem niet zelf goedkeuren.
Vragen die beheerders stellen
Kunnen we twee personen laten aftekenen op de maandelijkse NAV?
Ja. Zet NAV-bevestiging aan voor het fonds en degene die de maand voorbereidt dient hem in in plaats van hem af te sluiten, waarna iemand anders bevestigt. De voorbereider kan niet de bevestiger zijn. Het is een instelling per fonds, geen duurder pakket.
Wat gebeurt er als een controle faalt?
Dan kan de maand niet op slot. Vier controles lopen bij elke berekening: bankstanden tegen de NAV, brokerstanden tegen de NAV, de som van de posities tegen de fondsactiva, en berekende fees tegen betaalde fees. Een falende controle overrulen kan alleen een beheerder, is bewust onhandig gemaakt, en de override staat vast.
Lees hoe deze onderdelen werken
De onderdelen van FundFlow waar dit soort fonds het meest op leunt.
Draai één maand zoals je accountant het zou willen
Zet het fonds op, sluit een maand af met de controles aan en zet hem op slot. Probeer daarna een getal in die afgesloten maand te wijzigen en zie de database weigeren.
In je eerste sessie
- Maak het fonds aan, leg de bank- en brokerrekeningen vast en zet de rollen voor wie voorbereidt en wie beoordeelt.
- Zet NAV-bevestiging aan, zodat de maand door de één moet worden ingediend en door de ander bevestigd.
- Sluit een maand af, laat de vier controles lopen, zet hem op slot en open elk getal om formule en invoer te zien.
Geen creditcard nodig. Er wordt niets in rekening gebracht voordat je eerste 30 dagen voorbij zijn.