Privacyverklaring

1.Wie verantwoordelijk is

FundFlow (KvK 42079131, Menno van Coehoornsingel 21, 2967EC Langerak, Nederland) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van onze eigen gebruikers: de mensen die op FundFlow inloggen. Voor de deelnemersgegevens die jij over je beleggers invoert ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij verwerken ze in jouw opdracht, om de dienst voor je te draaien. Bereik ons via support@fund-flow.nl.

2.Wat we over onze gebruikers verwerken

De naam, het e-mailadres en het wachtwoordgegeven dat je bij aanmelden opgeeft; de namen van je organisatie en je fonds; en technische vastleggingen die door het gebruik ontstaan, zoals inloggebeurtenissen en applicatielogs. We gebruiken dit om je een account te geven, het veilig te houden, en je te antwoorden als je contact opneemt.

3.Wat jij over je deelnemers verwerkt

Jij voert namen, contactgegevens, adressen, fiscale nummers, bankgegevens en de financiële posities in die deze mensen in je fonds houden. Wij slaan dat voor je op en verwerken het zodat de dienst haar werk kan doen. We gebruiken het nergens anders voor, we verkopen het niet, en we trainen er geen modellen mee.

4.Waarom dat mag

Voor onze gebruikers: uitvoering van de overeenkomst met jou, en ons gerechtvaardigd belang bij het draaien en beveiligen van de dienst. Voor deelnemersgegevens handelen wij als verwerker in jouw opdracht, en geldt jouw eigen grondslag voor de onderliggende verwerking. Sturen we je e-mail over de dienst zelf, dan is dat uitvoering van de overeenkomst en geen marketing.

5.Wie er verder bij betrokken zijn

Drie diensten verwerken gegevens om FundFlow te laten werken. Supabase houdt de database en de authenticatie achter het inloggen. Cloudflare serveert de applicatie. Resend bezorgt de e-mails en rapportages die je verstuurt. Elk handelt op onze instructie. Een nieuwe verwerker noemen we hier voordat die begint.

Een vierde geldt alleen voor de openbare pagina’s en alleen met jouw toestemming: Google Analytics, geladen via Cloudflare Zaraz, meet hoe die pagina’s worden gebruikt. Er wordt niets geladen voordat je akkoord gaat in de toestemmingsbalk, advertentiefuncties staan uit, IP-adressen worden door Google ingekort voordat ze worden opgeslagen, en er gaan nooit gegevens over de fondsen die je administreert naartoe. In de cookieverklaring staat wat wel en niet wordt gemeten.

6.Waar gegevens staan

De hostingregio van de database wordt per omgeving ingesteld, en de applicatie wordt via het netwerk van Cloudflare geleverd. Heeft je fonds een specifieke opslagregio nodig die schriftelijk wordt vastgelegd, vraag het ons dan vóór je je aanmeldt: we bevestigen dan wat voor jouw account geldt in plaats van op deze pagina een algemene bewering te doen.

7.Hoe lang we het bewaren

Account- en fondsgegevens zolang je account open staat, en daarna zolang we wettelijk moeten bewaren: waaronder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor administratieve vastleggingen. Je kunt ons vragen gegevens eerder te verwijderen en dat doen we, tenzij een wettelijke plicht ons verplicht ze te bewaren.

8.Je rechten

Je kunt een kopie van je gegevens vragen, ze laten corrigeren, ze laten verwijderen, bezwaar maken tegen de verwerking of ze in overdraagbare vorm opvragen. Mail support@fund-flow.nl en we antwoorden binnen een maand. Komen we er niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9.Beveiliging

Toegang tot fondsgegevens wordt afgedwongen met row-level security in de database, gekoppeld aan het lidmaatschap van jouw organisatie. Rollen worden onder de interface afgedwongen. Perioden die je vastzet zijn onveranderlijk, en op elke bedrijfstabel zit een audittrigger. De beveiligingspagina beschrijft dit uitgebreider, inclusief wat we niet beweren.

10.Wijzigingen

Wijzigen we deze verklaring wezenlijk, dan laten we het je per e-mail of in de applicatie weten voordat de wijziging ingaat.