Maandafsluiting
De maandafsluiting als één begeleide flow in plaats van één spreadsheet
Hiervoor bestaat FundFlow. Elke maand dezelfde vijf stappen, in dezelfde volgorde, en elke stap vraagt precies één ding: met aan het eind een berekening die weigert vastgezet te worden zolang hij niet klopt.
Geen creditcard nodig. Er wordt niets in rekening gebracht voordat je eerste 30 dagen voorbij zijn.
De vijf stappen
Elke stap slaat op terwijl je werkt. Loop halverwege weg en je komt terug waar je stopte, op welk apparaat je daarna ook pakt.
Stap één, eindsaldi
Eén kaart per bank- en beleggingsrekening die je hebt vastgelegd. Voer het saldo in cash en effecten in zoals het afschrift het toont. Het bedrag van vorige maand staat achter het veld en een lopend totaal laat zien wat het fonds waard is terwijl je typt. Wat het vervangt: het blok cellen bovenin het spreadsheet waar vier afschriften werden overgetypt.
Stap twee, het geld dat bewoog
Elke storting en onttrekking met een datum binnen de maand, per deelnemer op een rij. Bevestig hem, of sluit hem uit als hij niet echt is afgewikkeld. Elke beslissing kun je ongedaan maken, en de stap gaat niet verder zolang er één openstaat. Wat het vervangt: onthouden welke overboekingen wel en niet in de maand vielen.
Stap drie, kosten en dividenden
Boek de kosten van de maand. Boek dividenden per effect, met het tarief dividendbelasting alvast ingevuld vanuit het land en een live voorbeeld van bruto, ingehouden en netto: en bij opslaan verdeeld over de deelnemers naar rato. Leg betalingen op openstaande vergoedingen vast. Wat het vervangt: het kostentabblad, en een apart vel voor dividendbelasting.
Stap vier, berekenen en controleren
Druk op berekenen en de engine draait. Je krijgt het beginvermogen, het brutorendement, de totale vergoedingen en het eindvermogen; de koers van elke serie van begin naar eind met het nettorendement; en de vier reconciliatiecontroles. Verander daarna een invoerwaarde en het resultaat wordt als verouderd gemarkeerd in plaats van stil bewaard. Wat het vervangt: op F9 drukken en hopen.
Stap vijf, bevestigen en vastzetten
Bekijk de maand een laatste keer en zet hem vast. Vereist je fonds NAV-bevestiging, dan dien je hem in en zet een tweede persoon hem vast. Vanaf dat moment ligt de maand vast. Wat het vervangt: versie 5.1 van het spreadsheet opslaan en hopen dat niemand 5.0 opent.
De vier controles die je in de weg staan
Dit zijn geen waarschuwingen waar je langs kunt scrollen. Een afgekeurde controle blokkeert het vastzetten, en als je erop tikt krijg je uitleg over wat er niet klopt plus een link naar het scherm dat het oplost.
Bank en broker versus NAV
De saldi die je invoerde moeten gelijk zijn aan de netto vermogenswaarde plus de vergoedingen die zijn opgebouwd maar nog niet betaald. Een verschil betekent een ontbrekende transactie, een verkeerd getypt saldo of een niet-geboekte kostenpost.
Deelnemers versus fondsvermogen
De som van de waarde van alle deelnemers moet gelijk zijn aan het vermogen van het fonds. Een verschil betekent dat units en waarde ergens uit elkaar zijn gelopen.
Berekende versus betaalde vergoedingen
Wat de engine in rekening bracht moet aansluiten op wat er daadwerkelijk is uitbetaald, zodat een onbetaalde opbouw zichtbaar is in plaats van vergeten.
Units versus vermogen
Uitstaande units maal de koers moet gelijk zijn aan het vermogen van de serie. Dit is de rekenkundige identiteit die een spreadsheet stilletjes breekt zodra er een regel op de verkeerde plek bij komt.
Wat vastzetten echt garandeert
De database weigert de wijziging
De onveranderlijkheid wordt afgedwongen waar de data staat, niet in de interface. Er is geen scherm, en geen ongelukkige toetsaanslag, die een vastgezette maand verandert.
Heropenen laat een spoor na
Alleen een beheerder kan een vastgezette maand heropenen, en alleen met een schriftelijke reden. Die reden wordt bij de gebeurtenis bewaard.
Eén open maand tegelijk
Een fonds heeft precies één maand die nog niet is vastgezet, dus het is nooit de vraag in welke maand je eigenlijk werkt.
Opnieuw berekenen is altijd veilig
De berekening is volledig afgeleid uit opgeslagen invoer en overschrijft haar eigen uitkomst compleet. Hem opnieuw draaien op een open maand kan met dezelfde invoer geen ander antwoord geven.
Waar dit echt over gaat
De maandafsluiting is het werk, en al het andere op deze site staat in dienst daarvan. Wat de strategie van een fonds ook is, de administratie komt elke maand op dezelfde cyclus neer: vaststellen wat het vermogen waard is, boeken wat erin en eruit ging, boeken wat het kostte, de fees uitrekenen, het geheel controleren tegen de buitenwereld, en er dan niets meer aan veranderen. In een spreadsheet kost die cyclus een avond en levert hij geen vastlegging op van hoe het is gedaan.
Hier zijn het vijf stappen met een controle aan het eind, en die controle is het punt. Je ziet de berekende koers per serie, de nieuwe waarde van iedere deelnemer, de fees die elk van hen betaalde, en de vier afstemcontroles met hun verschillen. Faalt een controle, dan gaat de maand niet op slot. Wat je goedkeurt is wat wordt weggeschreven, en zodra dat is gebeurd laat de database niemand het wijzigen zonder dat een beheerder de periode heropent met een reden die vast komt te staan.
Vragen hierover
Hoe lang kost een maand echt?
Het werk is invoeren wat alleen jij kunt weten: de eindstand per rekening, de stromen die je bevestigt, en de kosten van de maand. Alles daarna wordt berekend. Voor een fonds met een paar rekeningen en een tiental deelnemers is het een korte zitting in plaats van een avond, en de tweede maand gaat sneller dan de eerste omdat de inrichting dan staat.
En als ik na het afsluiten een fout vind?
Twee wegen, beide bewust. Een beheerder kan de periode heropenen, wat een schriftelijke reden vereist die bij de gebeurtenis wordt opgeslagen, of je corrigeert het via de lopende open maand, zoals een fondsadministrateur het normaal zou doen. Wat niet kan is een afgesloten maand stil aanpassen, want de database weigert die schrijfactie.
De rest van het product
Elk onderdeel van FundFlow werkt op dezelfde maandcyclus. Dit zijn de aangrenzende delen.
Draai één afsluiting en je weet het
Zet een fonds op, anker het met een openingspositie en sluit een maand af. Dat is de hele beoordeling, en dertig dagen is er ruim genoeg voor.
In je eerste sessie
- Maak een fonds aan en leg de bank- en brokerrekeningen vast waar het vermogen echt staat.
- Anker een openingspositie op een maand die je al hebt afgestemd, zodat je iets hebt om mee te vergelijken.
- Sluit de volgende maand af, lees het controlescherm en toets de koers en elke fee aan je eigen uitwerking.
Geen creditcard nodig. Er wordt niets in rekening gebracht voordat je eerste 30 dagen voorbij zijn.